Notes Générales
Un DMS (Document Management System) est conçu pour permettre le partage de documents en contrôlant les flux d'approbation, les autorisations d'accès et l'organisation en général.
En utilisant le menu de premier niveau, l'utilisateur peut accéder aux différentes informations stockées dans le système :
- Contenu : permet de parcourir les documents dans un style de gestionnaire de fichiers.
- Mes documents : dispose de plusieurs entrées pour accéder aux documents d'intérêt :
- Documents en cours : listes de documents en attente d'examen ou d'approbation par l'utilisateur, documents détenus par l'utilisateur qui attendent l'approbation ou la révision, documents verrouillés par l'utilisateur.
- Tous les documents : liste de tous les documents détenus par l'utilisateur.
- Résumé de la revue : liste tous les documents qui ont été examinés ou en attente d'examen par l'utilisateur.
- Résumé d'approbation : liste tous les documents approuvés ou en attente d'approbation par l'utilisateur.
Ce DMS fournit également un calendrier qui sert de pour partager des notes, des nominations, des échéances et des engagements.
Permissions
Les utilisateurs autorisés peuvent définir si et comment d'autres utilisateurs auront accès à divers dossiers et documents soumis.
Niveaux d'autorisations
Les niveaux d'accès possibles sont :
- Tous les droits : l'utilisateur peut effectuer toutes les opérations.
- Lecture et Ecriture : l'utilisateur peut mettre à jour les enregistrements et ajouter du contenu aux dossiers.
- En lecture seule : l'utilisateur peut afficher le contenu des dossiers et télécharger des documents.
- Pas d'accès : l'utilisateur ne peut pas afficher le contenu des dossiers ou des documents individuels.
Par défaut, les administrateurs disposent d'autorisations totales sur chaque document et dossier sur le système. De même, le titulaire du document a une permission totale sur ses documents.
Seuls les utilisateurs avec des droits administrateurs peuvent modifier le propriétaire d'un document.
Gestion de permissions
Pour chaque dossier ou documents les autorisations sont gérées par deux canaux différents :
- Les autorisations par défaut sont validés en l'absence d'autres spécifications
- La liste des autorisations vous permet de spécifier des exceptions aux autorisations par défaut
Héritage d'autorisations
Les permissions des dossiers et des documents peuvent être définies comme héritées. Dans ce cas, les fichiers et dossiers héritent des mêmes permissions du dossier qui les contient.
Chaîne d'approbation des documents
Le système gère automatiquement le workflow pour chaque document et stocke les modifications, les versons, les commentaires, etc...
Cycle de validation
Le flux de travail normal requiert, lors du chargement d'un nouveau document ou nouvelle version d'indiquer certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs comme examinateurs et / ou approbateurs. Les utilisateurs répertoriés comme examinateurs et approbateurs doivent expliquer leur approbation au document. lorsque cette opération est effectuée tous les utilisateurs figurant sur la liste examinateurs/approbateur voient l'état du document mis à «libéré».
L'évaluateur/approbateur peut refuser son approbation au document. Dans ce cas, l'état du document est réglé sur «rejeté».
Un document ou ne sont pas définis des réviseurs/approbateurs prend immédiatement l'état de «libéré».
Comme approbateurs/examinateurs, on peut indiquer des groupes d'utilisateurs. Dans ce cas, l'examen ou l'approbation doit être fait par l'un des utilisateurs appartenant au groupe.
Le propriétaire du document peut à tout moment modifier la liste des examinateurs / approbateurs.
Statut des Documents
Les états possibles pour un document sont:
- Projet d'approbation en cours : une ou plusieurs des approbations mentionnées n'ont pas encore été données.
- Ébauche d'examen en instance : un ou plusieurs des examinateurs énumérés n'ont pas encore rendu leur avis.
- Libéré : le document a terminé avec succès son cycle de validation.
- Rejeté : le document a interrompu son cycle de validation.
- Expiré : vous avez dépassé la date limite pour l'achèvement de la validation du document.
- Obsolète : l'état d'un document publié peut être modifié pour devenir obsolète. C'est une alternative à l'annulation du document. L'état obsolète est réversible.
Expiration
Pour chaque document en production, vous pouvez définir une date d'échéance. Une fois passé le délai, les révisions ou approbations ne sont plus possibles. Le document entre dans un état «expiré».
La date limite n'est prise en compte que pour la dernière version du document et n'a d'effet que sur le traitement des documents.
Autres Fonctionnalités
Fonction Verrouillage
La fonction de verrouillage est conçue pour indiquer aux autres utilisateurs qu'un document est en cours. Les utilisateurs ayant une autorisation totale sur le document peuvent annuler le verrouillage et procéder à une modification du document.
Notifications
Chaque utilisateur peut demander une notification sur les documents et les dossiers. Ajout d'un fichier ou d'un dossier dans votre liste de notifications et vous recevrez une notification des transactions par d'autres utilisateurs.
Seul le gestionnaire d'un groupe peut décider d'intégrer ou non un utilisateur dans le groupes des rapports sur les documents et les dossiers. Une fois insérées, les notifications sont envoyées à tous les membres du groupe.
Mots clés et Recherche
Chaque document permet d'inclure une description et quelques mots-clés. Ces informations sont utilisées pour accélérer la fonction de recherche.
Dans le menu de compte personnel, chaque utilisateur peut stocker un ensemble de mots-clés regroupés par catégories, afin d'accélérer le remplissage lors du chargement des documents.
En appuyant sur le bouton de recherche sans entrer de mot, vous accédez à la page de recherche avancée.
Calendrier
Il ya trois vues : par semaine, mois, année. Les événements sont affichés dans l'ordre d'insertion dans le calendrier.
Une fois insérés, les événements sont publics et visibles pour tous. Seul l'administrateur qui a rentré l'événement peut le modifier plus tard.